Helsingin kaupungin palkkavirheiden määrä on ollut laskussa elokuun alusta alkaen. Kehityssuunta on jatkunut samana syyskuussa. Joka viikko virheitä korjataan enemmän kuin uusia syntyy. Tämä kertoo siitä, että palkkahallinnon osaaminen on kasvanut ja uusia virheitä pystytään estämään.
Kokonaan puuttuvia palkkoja oli 29. syyskuuta 66 kappaletta. Osittain puuttuvia palkkoja oli 3 661, liikaa maksettuja palkkoja 1 221 ja muita virheitä 2 164. Kokonaan puuttuvat palkat maksetaan pääsääntöisesti kahdessa arkipäivässä siitä, kun asiasta on ilmoitettu palkanlaskennan asiakaspalveluun. Muut virheet korjataan mahdollisimman pian.
Palkanlaskennan asiakaspalveluun tuli 23.–29. syyskuuta 6 172 yhteydenottoa. Asiakaspalvelun työjonossa oli 29. syyskuuta 7 439 käsittelyä odottavaa yhteydenottoa, kun viikon takainen lukema oli 6 689. Asiakaspalvelun ruuhkasta johtuen samasta asiasta tulee useita yhteydenottoja. Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on vuoden ruuhkaisin aika, mikä myös lisää yhteydenottojen määrää. Asiakaspalveluun tulee normaalitilanteessa noin 5 000 palvelupyyntöä viikossa.
Palkanlaskennan asiakaspalvelun tilanteen parantamiseksi asiakaspalveluun tehdään lisärekrytointeja ja parannetaan asiakasviestintää. Myös palkanlaskentaan rekrytoidaan yhä lisää henkilöstöä. Syyskuussa on käynnistynyt tiiviimpi palkkaprosessin kehittäminen palkkahallinnon ja toimialojen yhteistyönä. Lisäksi syksyn aikana Sarastia-järjestelmään toteutetaan useita toimintaa tehostavia parannuksia.
Helsingin kaupunki arvioi, että palkanlaskennan tilanteen vakauttaminen kestää ainakin syyskauden ajan.
Vakauttamishankkeessa painottuu virheiden syntymisen estäminen
Lokakuun alussa palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavana johtajana aloitti Kirsti Laine-Hendolin, joka siirtyi tehtävään kulttuuri- ja vapaa-ajan hallintojohtajan tehtävästä.
“Palkanmaksuongelmien ratkaisemiseksi on tehty jo paljon hyviä ja oikeita ratkaisuja. Haasteet ovat kuitenkin monisyiset, ja mikäli helppoja ratkaisuja niiden ratkaisemiseksi olisi ollut, niin ne olisi jo tehty. Palkanmaksun vakauttamiseksi on yhä tiukemmin priorisoitava ja aikataulutettava hankkeen ongelmien ratkaisujen vaiheet.”
Laine-Hendolin myös korostaa, että palkanmaksun vakauttamisessa tulee katsoa koko prosessia, siihen että virheitä syntyy lähtökohtaisesti entistä vähemmän ja siihen että on kyvykkyys niiden nopeaan ratkaisemiseen.
“Palkanlaskennan virheiden määrä on nyt tasolla, jota emme voi hyväksyä. Pidemmällä tähtäimellä haluamme päästä tilanteeseen, joka on parempi kuin vanhan järjestelmän kanssa.”